eArhiva Digitalna arhiva zasnovana na AI

digitalna arhiva bez komplikacija

Vaša dokumentacija na jednom mestu, pretraživa po sadržaju i brzo dostupna, bez obzira da li je skenirana, digitalna, pristigla putem mejla ili postojeća neuređena dokumentacija.

Dokumentacija je pretraživa odmah po instalaciji.


Zatražite ponudu Demo aplikacija
Svi jezici, latinica i ćirilica Pretraga po sadržaju Bezbedni podaci AI asistent. Postavite pitanje veštačkoj inteligenciji i dobijete odgovor u samoj aplikaciji
eArhiva — digitalna arhiva
AI upravljanje dokumentima
Šta je eArhiva

Napredno upravljanje dokumentima

eArhiva je sistem za upravljanje dokumentima koji transformiše digitalnu dokumentaciju u organizovanu i pretraživu po sadržaju. Uz napredne komponente za rad sa PDF fajlovima, slikama i Microsoft Office dokumentima, sistem automatski obrađuje svaki dokument, čita tekst, dodeljuje predefinisane oznake i čuva ga u standardizovanom PDF formatu.

Rešenje može da radi na vašem serveru, što znači da vaši dokumenti ostaju pod vašom kontrolom, bez treće strane i bez kompromisa po pitanju privatnosti. Nudimo i izuzetno bezbednu opciju da vaša eArhiva u potpunosti radi na našim serverima, uz garantovanu privatnost i bezbednost podataka.

Fakture i finansijska dokumentacija
Ugovori i pravna dokumentacija
Email prepiska
Tehnička i projektna dokumentacija
Kadrovska dokumentacija
Ulaz dokumentacije direktno sa skenera
Želite da određeni tip dokumenata bude javno dostupan putem Interneta? Nikakav problem

Kontaktirajte nas

Kapacitet sistema

Napravljen za velike količine dokumenata

1000000+

Dokumenata u arhivi

30000+

Dnevni ulaz dokumenata

100000+

Skeniranih dokumenata

Primeri upotrebe

Praktični primeri upotrebe

Sistem se prilagođava svim delatnostima. U nastavku su najčešći scenariji upotrebe.

Fakture i finansijska dokumentacija
  • Automatski uvoz faktura iz email-a ili skenera
  • Mogućnost prepoznavanja dobavljača
  • Mogućnost označavanja po dobavljaču
  • Instant pretraga i prikaz faktura po dobavljaču
  • Izvoz u PDF za računovodstvo ili reviziju
Ugovori i pravna dokumentacija
  • Skeniranje potpisanih ugovora sa automatskim čitanjem sadržaja
  • eArhiva perfektno čita ćirilicu
  • Automatsko označavanje po klijentu, datumu potpisivanja i tipu dokumenta
  • Pretraga po tekstu unutar ugovora
  • Originalni Word/PDF dokumenti dostupni za preuzimanje
  • Slanje skeniranog ugovora emailom direktno iz aplikacije
Ulazna pošta i prepiska
  • Automatsko preuzimanje i skeniranje mejl prepiske
  • Automatsko označavanje po pošiljaocu i vrsti dokumenta iz priloga
  • Dodela dokumenta iz priloga odgovarajućem sektoru u firmi
Tehnička i projektna dokumentacija
  • Arhiviranje projektnih planova, nacrta i specifikacija
  • Sistem čuva sve verzije dokumenata
  • Brza pretraga po projektu, fazi i tipu dokumenta
  • Pristup timu sa različitim nivoima prava
  • Slanje dokumentacije klijentu ili nadzornom organu iz aplikacije
Kadrovska dokumentacija
  • Ugovori o radu, diplome i sertifikati zaposlenih
  • Lekarska uverenja i periodični pregledi sa datumima
  • Obaveštenja, rešenja i kadrovske odluke
  • Siguran pristup. Na primer, samo ovlašćena lica vide HR fajlove
Javni sektor i uprava
  • Prilikom digitalizacije arhive, skenovi idu direktno u sistem
  • Čitanje ćirilice za zvanična akta
  • Organizacija po predmetima, strankama i godinama
  • Usklađenost sa zakonom o arhivskoj građi
  • Interni prenos dokumenata između sektora
  • Elektronsko potpisivanje dokumenata i timestamp
Izveštaji i analitički dokumenti
  • Excel izveštaji automatski konvertovani u PDF/A
  • Mesečni, kvartalni i godišnji izveštaji na jednom mestu
  • Označavanje po periodu, poslovnoj jedinici i autoru
  • Pretraga po sadržaju ćelija i naslovima tabela
  • Distribucija izveštaja emailom iz aplikacije
Usklađenost i revizija
  • Svaka akcija nad dokumentom je trajno zabeležena
  • Kontrola pristupa po korisnicima i grupama
  • PDF/A format garantuje dugoročnu validnost
  • Čuvanje originalnih fajlova pored arhivske kopije
Prilagođena konfiguracija

Svaki slučaj upotrebe se prilagođava realnim potrebama korisnika. eArhiva podržava više organizacija ili sektora u okviru iste instalacije (multi-user, multi-group).

Instalacija

Instalacija prema vašim potrebama

Sve opcije su moguće. Zajedno ćemo pronaći onu koja najviše odgovara vašim potrebama.

Instalacija kod vas

Sistem se instalira na serverima sa Linux operativnim sistemom, bez potrebe za dodatnim licencama. Radimo kompletnu instalaciju i konfigurisanje.

Instalacija kod nas

Ako nemate svoju infrastrukturu, sve može da se instalira na našim serverima. Bezbednost, brzina i raspoloživost na našoj infrastrukturi su na najvišem nivou.

Cloud instalacija

Vaši dokumenti se skladište na Cloud storage-u po vašem izboru, uz zadržavanje svih pogodnosti pretrage i organizacije.

Naša preporuka

Prepustite sve nama. Verujemo da nema potrebe da se dodatno bavite IT infrastrukturom, backupom i bezbednošću dokumentacije i podataka.

Pristup podacima

Nudimo bezbedan pristup aplikaciji sa vaših prenosnih računara putem VPN klijenata i site-to-site VPN-a između vaše firme i aplikacije, ukoliko mi hostujemo vašu eArhivu.

Internet pristup

Kompletna dokumentacija ili jedan njen deo, može biti dostupan javno, putem Interneta.



Faze instalacije

Priprema u nekoliko faza

Prilagođavanje aplikacije vašim zahtevima izvodi se korak po korak.

2 sata
Inicijalni sastanak i izrada plana implementacije
4 sata
Evidentiranje izvora dokumentacije
1 dan
Evidentiranje oznaka, tipova dokumenata, grupa i prava
3 dana
Instalacija servera i aplikacije
2 dana
Testiranje aplikacije
1 dan
Puštanje u rad

Sistem može da bude spreman za rad u roku od 7 do 10 dana.

Česta pitanja

Korisnici su nas pitali

eArhiva je napredni sistem za upravljanje dokumentima koji omogućava organizovano čuvanje, pretragu i arhiviranje poslovne dokumentacije u elektronskom obliku. Namenjena je privrednim društvima, računovodstvenim agencijama, javnim ustanovama, lokalnim samoupravama, advokatskim kancelarijama i svima koji žele da ubrzaju pristup informacijama.

Sistem podržava praktično sve standardne formate, PDF dokumente, Microsoft Word i Excel fajlove, slike, skeniranu dokumentaciju, ugovore, fakture, tehničku dokumentaciju, email i priloge. Svaki dokument se automatski obrađuje, čita i arhivira, dok se originalni fajl čuva u izvornom formatu.

eArhiva koristi naprednu full-text pretragu koja omogućava pronalaženje dokumenata po nazivu, delu sadržaja, tagovima (oznakama), autoru, datumu ili drugim metapodacima. Zahvaljujući OCR tehnologiji, moguće je pretraživati i sadržaj skeniranih dokumenata, čak i kada su originalno samo slike.

Da. Sistem podržava srpski jezik, kako latinicu tako i ćirilicu, kao i engleski i druge jezike. Omogućava precizno prepoznavanje teksta iz skeniranih dokumenata, službenih akata, ugovora, faktura i druge dokumentacije.

Da. Sistem se može povezati sa jednim ili više email naloga i automatski preuzimati pristigle dokumente i priloge. Na primer, sve fakture koje stignu na određenu email adresu mogu biti automatski preuzete, „pročitane" i klasifikovane bez ikakve intervencije korisnika. Istog trenutka postaju pretražive.

Podaci mogu biti smešteni na infrastrukturi korisnika (on-premise) ili u privatnom cloud okruženju. Vaši fajlovi i podaci mogu biti na našem sistemu, na vašem okruženju ili kombinovano. Sve varijante su moguće, a detalji se dogovaraju na inicijalnom sastanku.

Da. Sistem nikada ne briše originalni dokument. Pored arhivske PDF/A kopije namenjene dugoročnom čuvanju, sistem čuva i izvorni fajl (Word, Excel, PDF, sliku i slično), tako da korisnici u svakom trenutku mogu pristupiti originalnom dokumentu.

Ne. Upotreba rešenja eArhiva ne zahteva kupovinu dodatnih licenci. Korisnik plaća implementaciju i podršku, bez skrivenih troškova za licence po korisniku ili dokumentu. Sva unapređenja i nove verzije dobijate automatski, za vreme trajanja pretplate.

Spremni sledeći korak?

Zakažite kratak razgovor. Pokazaćemo vam kako eArhiva radi i pripremiti ponudu prilagođenu vašoj firmi.

Zatražite ponudu